10 شهریور 1393

خبرنامه

باعضویت در خبرنامه هیکو هر ماه مطالب آموزشی رایگان دریافت نمایید...

نام:

ایمیل:



مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه


مقدمه
مدیریت محدوده پروژه، شامل فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از اینکه پروژه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه مي‌باشد. اساساً مدیریت محدود پروژه در رابطه با تعریف و کنترل آنچه در پروژه وجود دارد و آنچه وجود ندارد، است. فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه شامل موارد زیر است:


جمع آوری الزامات: فرآیند تعریف و مستندسازی نیازهای ذی نفعان، جهت تأمين اهداف پروژه.
تعریف محدوده: فرآیند تهیه شرح تفصیلی از پروژه و محصول آن.
ایجاد ساختار شکست کار: فرآیند شکست اقلام قابل تحویل و كارهاي پروژه به اجزای کوچک تر و با قابلیت مدیریت بیشتر.
تأييد محدوده: فرآیند پذیرش رسمی اقلام قابل تحویل تکمیل شده پروژه.
کنترل محدوده: فرآیند نظارت بر وضعیت محدوده محصول و پروژه و مدیریت تغییرات خط مبنای محدوده.


در پروژه، واژه محدوده می تواند به موارد زیر اشاره نمايد:


•    محدوده محصول: ویژگی ها و عملکردهایی که خصوصیات یک محصول، خدمت یا نتیجه را توصیف می کنند.
•    
محدوده پروژه: کار مورد نیازی که باید در جهت تحویل یک محصول، خدمت یا نتیجه، با ویژگی ها و عملکردهای مشخص، انجام شود.


فرآیندهای مورد استفاده در مدیریت محدوده پروژه، به همراه ابزار و تکنیک های آنها و براساس حوزه کاربرد، متفاوت هستند و معمولاً به عنوان بخشی از چرخه عمر پروژه تعریف می شوند. بیانیه تفصیلی مصوب محدوده پروژه و WBS و دیکشنری WBS مربوطه، خط مبنای محدوده پروژه می باشند. مبنای محدوده، در طول چرخه عمر پروژه، نظارت، تأييد و کنترل می گردد.


تکمیل محدوده پروژه، برمبناي برنامه مدیریت پروژه (PMP) اندازه‌گيري می شود. تکمیل محدوده محصول، براساس الزامات محصول سنجیدهمیشود. لازماستفرآیندهایمدیریتمحدودهپروژهبه خوبی با دیگر فرآیندهای حوزه دانش، یکپارچه شوند تا کارهای پروژه، به تحویل محدوده مشخص محصول منجر گردد.

 


فرایندهای مدیریت محدوده

.1جمع آوری الزامات، فرآیند تعریف و مستندسازی نیازمندی‌های ذینفعان، جهت تأمين اهداف پروژه است. موفقیت پروژه، مستقیماً تحت تأثیر توجه به ثبت و مدیریت الزامات محصول و پروژه است. الزامات، شامل نیازها و انتظارات کمی و مستند حامیان، مشتری و دیگر ذینفعان است. این الزامات نیازمند استخراج، تحلیل و ثبت تفصیلی هستند تا اینکه وقتی فاز اجرای پروژه آغاز شود، مورد سنجش قرار گیرند. جمع آوری الزامات، به تعریف و مدیریت انتظارات مشتری می پردازد.
این الزامات، اساس و پایه ساختار شکست کار می شوند. برنامه ریزی هزینه، زمان و کیفیت، همگی براساس این الزامات انجام می شوند. توسعه الزامات با تحلیلی از اطلاعات موجود در منشور پروژه وفرمثبتذینفعان آغاز می گردد.
بسیاری از سازمانها، الزامات را به الزامات پروژه و الزامات محصول دسته بندی می کنند. الزامات پروژه، می توانند شامل الزامات تجاری، الزامات مدیریت پروژه، الزامات تحویل و غیره باشند. الزامات محصول می توانند شامل اطلاعات مربوط به الزامات فنی، الزامات امنیتی، الزامات عملکردی و غیره باشند.
شکل زیر، ورودیها، ابزار و تکنیکها و خروجی های فرآیند جمع آوری الزامات را نشان می دهند.



.2 تعریف محدوده
تعریف محدوده، فرآیند توسعه یک شرح تفصیلی از پروژه و محصول است. آماده سازی یک بیانیه تفصیلی محدوده پروژه، برای موفقیت پروژه حیاتی است و بر آن اساس، اقلام قابل تحویل اصلی، فرضیات و محدودیت هایی که در آغاز پروژه، ثبت شده اند، تعریف می شوند. در طول برنامه ریزی، محدوده پروژه با توجه به اطلاعات بیشتری که از پروژه کسب شده است و با مشخصات بیشتری، تعریف و تشریح می گردد. ریسک های موجود، فرضیات و محدودیت ها، بصورت کامل تحلیل شده و ریسک ها، فرضیات و محدودیت های بیشتری، در صورت نیاز افزوده خواهند شد.

 

یکی از مهمترین خرویهای این فرایند بیانیه محدوده پروژه می باشد.
بیانیه محدوده پروژه، به تفصیل، اقلام قابل تحویل پروژه و کار مورد نیاز را برای ایجاد آن اقلام، تشریح می کند. بیانیه محدوده پروژه، همچنین یک درک عمومی از محدوده پروژه را بین ذی نفعان پروژه فراهم می سازد. این سند ممکن است شامل موارد خارج از محدوده که می تواند در مدیریت انتظارات ذی نفعان کمک  نماید، نیز باشد. بیانیه محدوده پروژه، تیم پروژه را قادر می سازد تا برنامه ریزی تفصیلی تری را ارائه دهد، تیم پروژه را در کار اجرایی راهنمایی کندوخطمبناییرابرایارزیابیمیزانتطابقدرخواستهایتغییر یا کارهای اضافی با حد و مرزهای پروژه، فراهم می سازد.
درجه و سطح جزئیاتی که بیانیه محدوده پروژه تعریف می‌کند، آن کاری است که باید انجام شود و آن کاری که نباید انجام شود و همچنین می تواند چگونگی کنترل محدوده کلی پروژه را توسط تیم مدیریت پروژه، تعیین نماید. بیانیه تفصیلی محدوده پروژه، مستقیماً یا براساس ارجاع به دیگر مستندات، شامل موارد زیر می شود:


•    شرح محدوده محصول: تکامل تدریجی مشخصات محصول، خدمت یا نتیجه، همانطور که در منشور پروژه و مستندات الزامات، توضیح داده شده است.
•    معیارهای پذیرش محصول: فرآیند و معیارهای پذیرش محصولات، خدمات یا نتایج تکمیل شده را تعریف می کند.
•    اقلام قابل تحویل پروژه: اقلام قابل تحویل شامل خروجی هایی مانند محصول یا خدمات پروژه و همچنین نتایج فرعی از قبیل گزارشات و مستندات مدیریت پروژه مي‌باشند. اقلام قابل تحویل ممکن است بصورت کلی یا جزئی تشریح گردند.
•    موارد خارج از تعهد پروژه: به طور کلی شناسایی می کند که چه چیزی خارج از تعهد پروژه است. بیان دقیق اینکه چه چیزی خارج از محدوده پروژه است، به مدیریت انتظارات ذی نفعان کمک می کند.
•    محدودیت های پروژه: محدودیت های خاص پروژه در ارتباط با محدوده پروژه که گزینه های انتخابی تیم پروژه را محدود می نمایند، لیست نموده و توضیح می دهد. بطور مثال، بودجه از پیش تعریف شده یا هرگونه تاریخ های اجباری یامایلستونهاییکهتوسطمشترییا سازمان اجرایی تعیین می شوند، محدوديت هستند. هنگامی که یک پروژه براساس یک قرارداد انجام می شود، شرایط قراردادی، بطور کلی محدودیت های پروژه خواهند بود. اطلاعات مربوط به محدودیت ها ممکن است در بیانیه محدوده پروژه یا در مستندات دیگری، لیست شوند.